Tips Memilih Ruang Event Acara Formal

6 Tips Jitu Memilih Ruang Event Acara Formal

Salah satu hal yang wajib Anda siapkan sebelum mengadakan event formal baik untuk kegiatan organisasi maupun perusahaan yaitu memilih ruang event yang tepat sebagai tempat acara.

Namun, bagi Anda yang belum berpengalaman dan masih bingung untuk menyewa ruang acara sesuai dengan kebutuhan Anda. Sebaiknya perhatikan tips berikut ini:

Sewa Tempat Event Sesuai dengan Anggaran

Hal pertama yang harus Anda perhatikan sebelum menyewa tempat event yaitu perhatikan kondisi anggaran dana khusus untuk sewa tempat.

Pastikan biaya sewa tempat tersebut sudah sesuai dengan anggaran biaya yang sudah direncanakan sebelumnya.

Selain itu, sebaiknya Anda meminta rincian biaya sewa tempat hingga biaya tambahan terkait biaya fasilitas pendukung acara seperti jaringan WiFi, tempat parkir, dan lainnya. Sehingga Anda tidak dikenakan biaya tambahan lainnya.

Kapasitas Peserta

Hal lainnya yang juga perlu Anda perhatikan sebelum sewa tempat event yaitu memperhatikan kapasitas peserta yang akan datang dalam acara tersebut. Sehingga persediaan kursi bisa disesuaikan dengan jumlah peserta.

Selain itu, kondisi ruangan yang sesuai dengan jumlah kapasitas peserta juga dapat menimbulkan kenyamanan bagi para peserta.

Pilih Lokasi Acara yang Strategis dan Sesuai Tema

Hal yang juga harus Anda perhatikan dalam memilih tempat acara yaitu pilihlah tempat acara yang lokasinya strategis dan mudah dijangkau. Lokasi yang strategis itu biasanya dapat dijangkau oleh jalur kendaraan umum. Sehingga dengan begitu peserta dapat dengan mudah menjangkau tempat tersebut.

Selanjutnya, pilih juga tempat acara yang sesuai dengan tema acara. Apabila acara tersebut bersifat formal sebaiknya pilih tempat acara di dalam ruangan yang juga menyediakan kursi dan fasilitas pendukung acara formal lainnya.

Fasilitas Pendukung Lainnya yang Disediakan

Hal lainnya yang juga harus Anda perhatikan adalah menanyakan apakah juga disediakan fasilitas pendukung lainnya seperti jaringan WiFi, proyektor, LCD, papan tulis, pengeras suara, minuman, tempat parkir, dan lainnya.

Hal ini sangat berpengaruh terhadap kelancaran acara. Pasalnya, beberapa tempat sewa menyediakan fasilitas pendukung tersebut secara gratis. Hal ini juga efektif untuk menekan biaya sewa ruangan.

Cari Beberapa Rekomendasi Sewa Tempat Acara

Sebaiknya cari beberapa rekomendasi sewa tempat acara minimal tiga tempat sebagai cadangan apabila tempat rekomendasi pertama ternyata sudah disewa orang lain.

Caranya, buatlah beberapa daftar sewa tempat acara rekomendasi mulai dari pilihan pertama, kedua, hingga ketiga dan seterusnya.

Perhatikan Waktu Pemesanan

Hal lainnya yang juga tidak boleh ketinggalan dalam memilih tempat acara adalah memastikan tanggal pemesanan. Setelah Anda menentukan tempat yang sudah sesuai dengan kebutuhan acara Anda, baik berdasarkan harga, kapasitas peserta, lokasi, dan lainnya. Sebaiknya Anda secepatnya melakukan pemesanan tanggal sewa.

Sebaiknya pemesanan dilakukan satu bulan sebelum acara berlangsung. Pasalnya, hal ini untuk menghindari agar tempat tersebut belum disewa orang lain.

Pasalnya, tempat sewa acara yang memiliki banyak fasilitas dan kelebihan biasanya sudah menjadi incaran bagi orang lain.

Selain itu, apabila ternyata tempat tersebut sudah dipakai orang lain. Maka Anda masih memiliki waktu agar dapat mencari tempat sewa yang lain.

Nah, itulah beberapa tips jitu dalam memilih ruang event acara formal agar Anda tidak salah pilih. Memilih sewa tempat acara tersebut berdasarkan harga, kapasitas peserta, hingga tanggal pemesanan. Selain itu, jika Anda ingin mengetahui tips lainnya seputar sewa tempat acara lainnya, kunjungi saja graha rumah di situs GrahaRumah.com.